Основной задачей подсистемы является автоматизация регламентированного кадрового учёта. Функции подсистемы можно условно разделить на две части:
- Кадровый учет.
- Расчет заработной платы.
Возможно ведение учета на предприятии, которое имеют сложную юридическую структуру.
Кадровый учет
В рамках кадрового учета можно совершать следующие действия:
- составлять штатное расписание;
- планировать потребность в кадрах;
- учитывать их движение, то есть формировать различные кадровые приказы;
- учитывать занятость персонала;
- назначать различные графики при приеме на работу, вводить в систему различные отклонения от этих графиков (больничные листы, отпуска, неявки и т.д.);
- вести учет рабочего времени. Возможно настраивать гибкие графики работы сотрудников, планировать графики отпусков.
Также можно учитывать персональные сведения о сотрудниках, обеспечивая хранение персональных данных физических лиц.
Это необходимо для выполнения расчётов и формирования различной отчётности. Опционально можно вести работу по ведению воинского учета.
Для ведения кадрового учета используется справочник «подразделения», который необходимо заполнять только в том случае, если ответственное лицо действительно будет использовать данную подсистему. Если вести кадровый учет и расчет заработной платы в каких-то других программных продуктах, то для того, чтобы в системе отражать только затраты, которые связаны с выплатой заработной платы, достаточно заполнить справочник «структура предприятия».
Если же на предприятии решили использовать подсистему «кадровый учет и расчет заработной платы», то, кроме «структуры предприятия», необходимо ещё и описать «подразделения организации», регламентированные подразделения в разрезе юридических лиц. Это обязательно потребуется для формирования штатного расписания, чтобы можно было спланировать потребность штатных единиц.
Если перейти в раздел «кадры», то можно увидеть, что, как правило, в первую очередь составляется штатное расписание, и для этого ответственное лицо оперирует именно подразделением «организации», а также справочником «должности». Когда заполняется информация по штатным единицам, то здесь уже указывается, в какое подразделение организации будет в последующем приниматься сотрудник в соответствии с таким штатным расписанием, на какую должность.
Также описываются условия на которых будут сотрудники занимать такие штатные единицы. Можно, например, заранее указать график работы, как будет происходить оплата труда, будут ли какие-то дополнительные начисления или нет.
Когда заполняется информация о сотрудниках — по объектам кадрового учета, используется 2 справочника.
- Справочник «физические лица».
- Справочник «сотрудники».
Справочник «физические лица» используется не только для ведения кадрового учета, но и в других подсистемах. Здесь, например, регистрируются подотчётные лица, которые закупают какие-то товарно-материальные ценности. Также в этом справочнике хранится информация о производственных сотрудниках, которые получают сдельную оплату труда.
В подсистеме есть набор кадровых приказов, которые можно оформлять. Это стандартный набор: прием на работу, кадровые переводы, увольнение. Например, факт приема на работу в системе отражается документом, который так и называется – «Прием на работу». Указывается дата приема, какую штатную единицу занимает лицо, заполняются данные по графику работы.
Также указывается, как будет происходить оплата труда. Эту информацию изначально можно заполнить в позиции штатного расписания. После того, как сотрудник принят на работу, и если с течением времени происходит какие-то изменения (например, его нужно перевести в другое подразделение, на другую должность, изменить фонд оплаты труда), то для этих целей есть несколько документов.
Такие кадровые документы касаются и переплетаются с другой подсистемой — «расчёт заработной платы», поскольку они очень тесно связаны между собой.
Подсистема «расчета заработной платы»
Она позволяет автоматизировать процесс расчета зарплаты. В рамках этой подсистемы можно начислять заработную плату по различным системам оплаты труда: по окладу, по часам, по дням. Это может быть сдельный заработок, можно также использовать тарифные разряды. Для того, чтобы в подсистеме отразить начисление заработной платы, используются документы «начисление зарплаты и взносов».
Что же указывается в документе? В нем отражаются все начисления и удержания по сотруднику. После того, как заработная плата была начислена (при этом неважно, выплачена она или ещё пока нет), необходимо отразить её в финансовом учете. И для этого используется документ «отражение зарплаты в финансовом учете». Он может быть оформлен несколькими способами, например, автоматически. Его можно вообще заполнить вручную, чтобы просто зафиксировать факт того, что у предприятия были какие-то затраты по заработной плате.
Для каждой строки обязательно указывается способ отражения зарплаты. Его можно задать индивидуально для каждого сотрудника, для подразделения или в целом для организации. В способе отражения зарплаты фиксируются информация о том, на какую статью расходов будет относиться зарплата и страховые взносы.
В зависимости от того, что указано в статье расходов, как она настроена, по-разному будет отражаться такая заработная плата. Это повлияет на то, как в последующем такие затраты будут распределяться, то есть, будут ли они увеличивать стоимость выпуска продукции компании или уменьшать просто финансовый результат.
Для целей регламентированного международного учета, в статье расходов указывается, на каких счетах учета будет отражаться начисление такой зарплаты. При этом в самом документе отражение заработной платы в финансовом учете никакими конкретными счетами не оперируют — просто указывают, на какую статью относятся данные затраты. Именно этот документ отражается во всех видах финансового учёта.
Таким образом, в пределах системы «Ведение кадрового учета и расчет заработной платы» выполняется широкий спектр задач.